TeKom Jahrestagung – Ein Interview mit Cornelia Ilg von Projektraum

Vom begeisternden Programm über die Steuerung zahlreicher Dienstleister bis hin zur Technik: Großveranstaltungen fordern präzise Planung, Kreativität und die Fähigkeit, die Gunst des Zufalls zu nutzen. Wie das geht, weiß Projektmanagerin Cornelia Ilg.

Frau Ilg, Sie haben 10 Jahre lang die tekom-Jahrestagung verantwortet. Wie hält man so eine etablierte Veranstaltung jung?

Cornelia Ilg: Da gibt es viele Hebel. Wir haben uns immer gefragt: Wie schaffen wir es, die Veranstaltung teilnehmerfreundlicher zu machen, auf Wünsche einzugehen, Trends in der Branche aufzugreifen und diese umzusetzen? Daneben ging es auch darum, technologisch einen Schritt voraus zu sein und neue Zielgruppen zu begeistern.

Bevor wir darauf näher eingehen, können Sie uns erzählen, was das für eine Veranstaltung ist?

Die tekom ist der Berufsverband für Technische Redakteure mit Partnerverbänden in ganz Europa sowie China und Indien. Die Mitglieder treffen jedes Jahr für drei Tage im Internationalen Congress Centrum auf der Messe Stuttgart zusammen, mit Vor- und Nachprogramm. Daneben kommen viele Nichtmitglieder. Denn es ist ein großes Thema, für das sich alle Berufsgruppen interessieren, die eine Schnittstelle dazu haben, wie etwa Ingenieure oder Journalisten.

Von welchen Größenordnungen sprechen wir hier??

Wir haben jedes Jahr im November circa 25 000 Quadratmeter bespielt, parallel bis zu 20 Vortragsräume mit circa 250 Rednerinnen und Rednern. Die begleitende Messe hatte bis zu 180 Aussteller. In Spitzenjahren kamen fast 5000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Und wie viele Leute haben Sie da gesteuert?

Intern haben sich alle Mitarbeitenden in irgendeiner Form oder mit festen Aufgaben an der Vorbereitung der Tagung beteiligt und mich somit bei der Planung und Vorbereitung unterstützt. Das waren insgesamt 30 Leute. Einen großen Part hatte Stefanie Kutz-Getrost mit der Organisation der begleitenden Messe, die heute ebenfalls Projektleiterin bei projektraum ist. Dazu kommen noch externe Dienstleister. – Insgesamt immer wieder eine Aufgabe, die uns als Team zusammengeschweißt hat!

Und wie viele Leute haben Sie da gesteuert?

„Wenn die Veranstaltung anfängt, lege ich das letzte Puzzlestück“

Cornelia Ilg
Projektraum eG

Nun sind 10 Jahre eine lange Zeit. Was hat sich in diesem Jahrzehnt verändert?

Der größte Wandel war definitiv die Digitalisierung. Ich bin sehr technikaffin, auch privat. Dass wir für technische Redakteure stets auf der Höhe der Zeit sein müssen, war für mich klar. Deshalb habe ich früh angefangen, die Administration und alles, was die Teilnehmer betrifft, immer mehr zu digitalisieren. Dann kam Corona und das war eine absolute Disruption. Von heute auf morgen galt es, diese riesige Veranstaltung von Präsenz auf online zu verlagern. Das ist gelungen und es hat uns ein ganz großes Stück nach vorne gebracht.

Aber auch Nachhaltigkeit war ein Thema. Wir haben zum Beispiel schon früh vegane und vegetarische Speisen eingeführt, nachhaltige Badges verwendet, Konferenz-Tagungsbände digitalisiert und vergünstigte Zugtickets in Kooperation mit der Deutschen Bahn angeboten. Vor allem haben wir viel Überzeugungsarbeit geleistet.

Sie haben eingangs erwähnt, dass es Ihnen vor allem auch um Teilnehmerfreundlichkeit ging. Was haben Sie getan, um Herzen zu gewinnen?

Das reicht vom besseren Catering bis zu dem Punkt, mehr partizipative Formate zu schaffen. Also weg vom „da vorne steht ein Redner oder eine Rednerin und 800 hören zu“, zu gemeinsamen Workshops und Großgruppenformaten wie Slams, Unkonferenzen und ähnlichem. Auch dem Networking haben wir mehr Raum gegeben. Mein wichtigstes Learning dabei war, wie wichtig ein hochwertiges Konferenzprogramm ist. Ohne guten Content gibt es keine gute Veranstaltung!
Und natürlich gab es auch glückliche Zufälle wie bei den Social Events, mit denen wir so viele abgeholt haben.

Erzählen Sie mal.

Ich bin ja immer auf der Suche nach Inspiration von außen. Irgendwann habe ich einen Film gesehen oder einen Bericht gelesen, dass in den USA eine Veranstaltung ihre eigene Musikband hat. Und ich habe mir gedacht: „Wie cool wäre das denn, wenn wir das auch hätten?“ Schon bei der nächsten großen Tagung kam ein Aussteller auf mich zu und hat gesagt: „Du Conny, ich bin ein semi-professioneller Musiker. Ich würde gerne eine Band für die tekom gründen.“ Und da habe ich mir gedacht: „Hey, da ist es!“ Ich musste gar nicht mehr viel tun. Die tekom All Stars Band gibt es noch heute! Sie spielt jedes Jahr auf der großen Abendparty und alle freuen sich drauf. Und dann kommen immer noch Gäste auf die Bühne, die auch mit der tekom verbunden sind und singen mit oder spielen ein Instrument. Die Band hat die Veranstaltung noch mehr zum Treffen einer großen Community gemacht.

Viele Unternehmen träumen heute davon, attraktiv für junge Leute zu sein. Wie sind Sie das Thema angegangen?

Wir haben uns eng mit den Studiengängen für Technische Kommunikation oder Technische Redaktion vernetzt. Über die Professoren haben wir Exkursionen zur Tagung organisiert, es gab kostenlosen Zutritt für Studenten. Und wir haben bis zu 150 Studierende in die Veranstaltung als Volunteers eingebunden. Damit haben wir sie nicht nur dem Verband nahegebracht, sondern auch die Karriereanbahnung unterstützt.

Gab es denn auch Momente, wo Sie am Verzweifeln waren und dachten, jetzt geht es überhaupt nicht mehr weiter?

Nein, eigentlich nicht, weil das nicht mein Naturell ist. Ich mache mir nicht so viel Sorgen um Sachen, die nicht gelingen oder schieflaufen. Meine Frustrationsgrenze ist da sehr hoch. Ich denke mir, es gibt immer irgendwo eine Lösung und ich habe auch immer eine. Ebenso wie meine Kollegen. Wir sind es einfach gewohnt, noch einen Plan B und Plan C und Plan D zu haben. Wenn das eine nicht klappt, dann klappt halt das andere. Und für irgendwas ist es gut, wenn es einmal nicht klappt.

E-Mail schreiben

Ist das sozusagen Ihr Geheimrezept im Projektmanagement oder gibt es da noch mehr?

Vor allem geht es darum, das Big Picture im Blick zu haben und Zusammenhänge schnell zu erfassen. Wenn ich meine Arbeit beschreiben soll, dann sage ich immer, das ist wie ein Puzzle mit tausend Teilen. Und wenn die Veranstaltung anfängt, lege ich das letzte Puzzlestück.

Das klingt so, als ob Sie sehr viel Gelassenheit haben müssten.

Ja, das habe ich. Ich glaube, das ist meine große Stärke, in schwierigen und stressigen Situationen ruhig und besonnen zu bleiben. Denn wir haben keine Deadline, die wir nach hinten verschieben können. Alles muss auf den Punkt sitzen.

Vielen herzlichen Dank für dieses Gespräch!