Bosch Power Tools – 5 typische Irrtümer bei der Roadshow-Organisation

Also einfach alles auf ein paar LKW verladen und ab geht’s? Das ist leichter gesagt als getan. Deshalb raten wir allen, die eine Roadshow planen: Nehmen Sie die Vorbereitung und Organisation nicht auf die leichte Schulter!
Wir zeigen Ihnen in diesem Bericht, wo häufige Irrtümer und Stolperfallen bei der Durchführung liegen. Am Beispiel der europaweiten Bosch Power Tools „Power Adventure Tour“ nehmen wir Sie mit zu einem Blick hinter die Kulissen:

Irrtum Nr. 1: Am Anfang steht die Idee.

Ideen sind wichtig, keine Frage. Doch bevor es ins Brainstorming geht, sollten Sie ein klares Ziel haben: Unserem Kunden Bosch Power Tools war es beispielsweise wichtig, nicht nur seine Händler zu unterstützen, sondern dies mit einer direkten Ansprache der Endkunden zu verknüpfen. Darüber hinaus wollte er sie durch eine erlebnisreiche Produktpräsentation begeistern. So entstand die Idee einer Roadshow, die besonderen Fokus auf unvergessliche Erfahrungen legte: Bungee-Jumping, Quadfahren und Bull Riding sollten die Events zu Highlights für B2B- und B2C-Kunden machen.

Irrtum Nr. 2: Es ist schwierig, Größe zu zeigen.

Einen beeindruckenden Auftritt zu verwirklichen, ist wahrlich kein Kinderspiel. Wirklich komplex wird es aber, wenn es darum geht, ihn kompakt zu verpacken. In unserem Beispiel verlangte der Kunde, dass das gesamte Equipment auf einen einzigen LKW passen musste. Maximal vier Leute durften für Auf- und Abbau, die Betreuung und Sicherung aller Elemente an Bord.

Wie schrumpft man also einen halben Rummelplatz? – Unsere Antwort: Mit viel Gehirnschmalz und Erfahrung. So schafften wir es, Bosch sogar zwei Setup-Größen anzubieten. Zusätzlich zu einem Sattelschlepper nebst vier Personen Besatzung entwickelten wir eine extraschlanke Variante: Mit einem 2-Mann-Team auf einem 7,5-Tonner haben wir die Kür zur Pflicht geliefert – und damit die strengen Anforderungen unseres Auftraggebers noch unterboten.

Irrtum Nr. 3: Die Herausforderung ist, alles in Rollen zu bringen.

Ehrlich gesagt: Ist die Frage des Transports geklärt, besteht im „Rollen“ die einfachere Übung. Unsere Show tourte Tausende Kilometer von Osteuropa über den Balkan bis nach Westeuropa und von Süd- und Mitteleuropa bis hinauf nach Skandinavien. Viel schwieriger als das Bewältigen der Strecken war indes die Organisation des „Stehens“. Schließlich glich keine Location der anderen. Befanden wir uns einmal auf einem öffentlichen Platz, so ging es das nächste Mal auf ein Händlergelände, in einen Steinbruch oder in eine Sporthalle. Das bedeutete jedes Mal: Neue Ansprechpartner und neue örtliche Gegebenheiten. Neben so konkreten Fragen wie „Wo kriegen wir Strom und Wasser her? Gibt es Toiletten?“ hatten wir immer auch die Regularien im jeweiligen Zielland und am jeweiligen Zielort auf dem Schirm.

Irrtum Nr. 4: Wenn die Planung steht, geht der Rest von allein.

Ein besonders weit verbreitetes Vorurteil besteht darin, dass eine ordentliche Planung im Vorfeld weiteres Projektmanagement überflüssig macht. Dabei beginnt die eigentliche Arbeit dort, wo Dinge unvorhersehbar werden. Eine Roadshow wie die Power Adventure Tour ist äußerst kleinteilig und anspruchsvoll in der Koordination und in der Vorbereitung: Denn die Veranstalter, konnten ihr „Event“ individuell aus einem von uns erstellten Katalog auswählen. Daher organisierten wir immer in zwei Richtungen: Intern wollten wir alle Wünsche der Bosch Händler und Regionalgesellschaften abbilden, extern galt es mit den Verantwortlichen der Locations klarzukommen. Nicht selten ein Spagat.

Irrtum Nr. 5: Roadshows sind kurzlebige Marketingaktionen.

Ganz und gar nicht! Die Bosch Power Adventure Tour war ursprünglich auf zwei Jahre angelegt, wurde aber wegen ihres enormen Erfolgs auf vier Jahre verlängert. Insgesamt haben wir 300 populäre Plätze in ganz Europa bespielt. Parallel waren schließlich zwei kleine und zwei große Setups unterwegs, wobei das Equipment ständig unter hohen Sicherheitsanforderungen stand. Daher haben wir es während der Eventreihe ständig gewartet, verbessert, weiterentwickelt und nach Bedarf neu produziert. All das beweist: Eine sorgfältige Planung und ständige Optimierung können dazu beitragen, dass eine solche Image- und Produkt-Tournee langfristig erfolgreich rollt.

Das Projekt auf einen Blick

Wer hat es gemacht: Tilman Spieth und Steffi Kutz-Getrost

Wofür ist es ein Beispiel: Komplexe Aufgabenstellung, kompaktes Format, präzise Durchführung.

Für wen interessant? Für Kunden, die

• für Unternehmen und Organisationen, die eine Roadshow planen
• B2B- oder B2C-Kunden begeistern und binden wollen
• nach internationaler Präsenz streben
• nichts dem Zufall überlassen möchten
• effiziente Planung und Umsetzung schätzen