Diesen wichtigen Part hat unsere Event- und Kongressspezialistin Cornelia Ilg seit ein paar Jahren für das Forschungsinstitut für Kraftfahrwesen und Fahrzeugmotoren Stuttgart (FKFS) übernommen. Das Institut ist eine unabhängige Forschungseinrichtung und Entwicklungspartner der internationalen Automobilindustrie, die seit mehr als zwei Dekaden jährlich zum Stuttgarter Symposium einlädt – einem Branchentreff mit Fachvorträgen und begleitenden Ausstellungen.

Gefragt, wer was zu sagen hat

Doch die Konkurrenz ist groß. In der Automobilbranche wetteifern viele Player um die Aufmerksamkeit des interessierten Fachpublikums. Ziel für uns als Berater war es daher, der Veranstaltung mehr Leben und Internationalität einzuhauchen, um dadurch hochkarätige Aussteller und Teilnehmende anzuziehen. Die Einbindung neuer Referenten und Referentinnen von außen spielte bei diesem Vorhaben eine zentrale Rolle.

Wir machen es anders

Mit einem unorthodoxen Ansatz gelingt es uns, interessante Speaker dazu zu motivieren, ihre Vortragsideen ins Rennen zu schicken. Auf diesen sogenannten Call for Papers, die Bewerbungen für das Vortragsprogramm, folgt die Auswahl der Vorträge durch den Vorstand des Instituts.

Daran reiht sich eine Vielzahl weitere Aufgaben, darunter vor allem die Erstellung des Programms. Das Puzzlespiel setzt sich hier in den Details fort: Zwei ganze Tage lang wollen fünf parallellaufende Tracks bespielt werden. Dazu sind für 2024 nicht weniger als vier Keynotes geplant. Workshops, Business-Dating und weitere Formate ergänzen die Vorträge. – Ein großes Stück Teamarbeit, an dem Vorstand, FKFS-Mitarbeitende und Cornelia Ilg tagelang tüfteln, bis alles perfekt sitzt.

Unser Part: Die Machbarkeit.

Doch ein ideales Programm zu haben, ist die eine Sache, die Realität oft eine andere. Denn stets gilt es, unzählige terminlicher Zeitfenster und Wünsche der Vortragenden ebenso wie eine praktikable Logistik zu berücksichtigen. „Hier bin ich diejenige, die ein Auge darauf hat, ob das alles so funktioniert“, erzählt Cornelia Ilg. Ich mache Vorschläge für Anpassungen und Änderungen, dokumentiere et cetera. Das Resultat ist ein fertiges Programmraster, mit dem ich arbeite.“

Endlich geht es in den Austausch und die Zusammenarbeit mit den Referenten und Referentinnen sowie allen, die eine Session leiten. „Manche brauchen mehr oder auch weniger Beratung, manche melden sich erst zwei Tage vor der Konferenz – dann, wenn ich sie eigentlich schon aus dem Programm rausgenommen habe“, schmunzelt Cornelia Ilg und fährt fort: „Ich bereite sie also in jeder Hinsicht auf ihren Auftritt vor: sei es organisatorisch oder indem ich Vorschläge zu Interaktion und Partizipation mache. Wir wollen ja nicht, dass das Publikum auf den Stühlen einschläft.“ Auch mit den Keynote Speakern hält sie engen Kontakt und spricht alle organisatorischen Feinheiten wasserdicht ab.

Wie so oft finden große Teile der Arbeit hinter den Kulissen statt. Nur wer vom Fach ist, weiß, wieviel Zeit beispielsweise in der Erstellung des Tagungsbandes steckt: Immerhin entstehen hier zwei dicke Fachbücher, in denen Abstracts zu allen Vorträgen veröffentlicht werden. Das ist vor allem „Erinnerungsarbeit“. Unzählige Rückfragen, Korrektur- und Freigabeschleifen pflastern den Weg, bis Cornelia Ilg den Druckauftrag durchwinken kann. Immer wieder gefragt: Ihr Talent, Sachverstand mit Akribie und Fingerspitzengefühl zu vereinen.

Happy Speakers change events

Dass Speaker das Herz der Veranstaltung sind, sollen sie spüren. Denn das sorgt an den beiden Symposium-Tagen von Anfang an für den richtigen Spirit: den berühmten Funken, der aufs Publikum überspringt. Cornelia Ilg ist vor Ort für alle da, die an diesen zwei Tagen Vorträge und Workshops halten oder moderieren. Das beginnt mit einer solchen Selbstverständlichkeit wie der, alle persönlich zu begrüßen und willkommen zu heißen. – Eines von vielen Details, mit dem Cornelia Ilg zwei Tage lang dafür sorgt, dass sich jeder wohl- und wertgeschätzt fühlt. Denn aus jahrelanger Erfahrung im Event- und Speakermanagement hat sie eines gelernt: „Wichtig ist, dass die Referenten eine feste Ansprechpartnerin haben, die sich um ihre Themen kümmert. Und das bin ich und darüber sind sie happy.“

Frau Ilg, Sie haben 10 Jahre lang die tekom-Jahrestagung verantwortet. Wie hält man so eine etablierte Veranstaltung jung?

Cornelia Ilg: Da gibt es viele Hebel. Wir haben uns immer gefragt: Wie schaffen wir es, die Veranstaltung teilnehmerfreundlicher zu machen, auf Wünsche einzugehen, Trends in der Branche aufzugreifen und diese umzusetzen? Daneben ging es auch darum, technologisch einen Schritt voraus zu sein und neue Zielgruppen zu begeistern.

Bevor wir darauf näher eingehen, können Sie uns erzählen, was das für eine Veranstaltung ist?

Die tekom ist der Berufsverband für Technische Redakteure mit Partnerverbänden in ganz Europa sowie China und Indien. Die Mitglieder treffen jedes Jahr für drei Tage im Internationalen Congress Centrum auf der Messe Stuttgart zusammen, mit Vor- und Nachprogramm. Daneben kommen viele Nichtmitglieder. Denn es ist ein großes Thema, für das sich alle Berufsgruppen interessieren, die eine Schnittstelle dazu haben, wie etwa Ingenieure oder Journalisten.

Wir haben jedes Jahr im November circa 25 000 Quadratmeter bespielt, parallel bis zu 20 Vortragsräume mit circa 250 Rednerinnen und Rednern. Die begleitende Messe hatte bis zu 180 Aussteller. In Spitzenjahren kamen fast 5000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Und wie viele Leute haben Sie da gesteuert?

Intern haben sich alle Mitarbeitenden in irgendeiner Form oder mit festen Aufgaben an der Vorbereitung der Tagung beteiligt und mich somit bei der Planung und Vorbereitung unterstützt. Das waren insgesamt 30 Leute. Einen großen Part hatte Stefanie Kutz-Getrost mit der Organisation der begleitenden Messe, die heute ebenfalls Projektleiterin bei projektraum ist. Dazu kommen noch externe Dienstleister. – Insgesamt immer wieder eine Aufgabe, die uns als Team zusammengeschweißt hat!

Und wie viele Leute haben Sie da gesteuert?

Intern haben sich alle Mitarbeitenden in irgendeiner Form oder mit festen Aufgaben an der Vorbereitung der Tagung beteiligt und mich somit bei der Planung und Vorbereitung unterstützt. Das waren insgesamt 30 Leute. Einen großen Part hatte Stefanie Kutz-Getrost mit der Organisation der begleitenden Messe, die heute ebenfalls Projektleiterin bei projektraum ist. Dazu kommen noch externe Dienstleister. – Insgesamt immer wieder eine Aufgabe, die uns als Team zusammengeschweißt hat!